PANDUAN PENGURUSAN SURAT RASMI KERAJAAN 

1. PENGENALAN 

Surat rasmi merupakan salah satu cara perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang lain dan orang ramai. Surat disediakan bertujuan untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan. 

Surat rasmi yang disediakan oleh agensi Kerajaan terdapat dalam bentuk dokumen, surat dan memo. Sesuai dengan perkembangan teknologi maklumat, surat kini boleh dihantar melalui electronic mail (emel) secara cepat dan segera selain melalui pos, penghantaran tangan dan faks. 

2. FORMAT SURAT RASMI 

2.1 Menggunakan Kertas Rasmi Jabatan (Letter Head) 

• Semua surat rasmi jabatan hendaklah ditaip atas kertas rasmi jabatan (Letter Head). Letter Head merupakan pengenalan kepada Kementerian / Jabatan / Agensi ( mengandungi alamat lengkap) yang mana memudahkan urusan surat menyurat.
• Surat hendaklah dibuat dalam dua salinan:  

                mengandungi letter head untuk edaran luaran;

                tidak mengandungi letter head yang dikandungkan ke dalam fail; dan 

                Sekiranya perlu, satu salinan surat yang sama dikandungkan dalam fail timbul. 

Nota: Didapati amalan kini, surat hanya disediakan satu sahaja (ada letter head) untuk ditandatangani dan kemudiannya dibuat salinan (fotostat) serta dikandungkan dalam fail. 

2.2 Nombor Rujukan 

Nombor rujukan hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat. Rujukan Kami di baris pertama dan diikuti dengan Rujukan Tuan di baris berikutnya. Jarak Rujukan Kami dengan Rujukan Tuan adalah satu enter. Nombor Rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi kerana ianya merupakan tool untuk memudahkan rujukan, pengesanan dan penyimpanan dalam fail. 

2.3 Tarikh 

Tarikh surat dicatat satu enter di bawah Rujukan Kami dan Rujukan Tuan. 

2.4 Mengalamatkan Surat 

Surat-surat yang dialamatkan kepada jabatan atau perseorangan hendaklah ditulis dengan jelas seperti nama dan alamat penerima. Semua surat rasmi kecuali surat yang dituju kepada mana-mana individu tertentu hendaklah dialamatkan kepada Ketua Jabatan. Jika surat yang dituju mempunyai pangkat gelaran kebesaran, seperti Tun/Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin, maka hendaklah ditulis dengan pangkat gelarannya dan didahului dengan kata hormat yang sesuai seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Yang Mulia dan lain-lain.

Contoh mengalamatkan surat adalah seperti berikut:- 

Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, 

Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri 

Aras 2, Blok B8, Kompleks Jabatan Perdana Menteri 

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 

62502 PUTRAJAYA. 

(u.p: Encik Noor Azman Bin Abdul Rahman) 

                Seksyen Pentadbiran 

Yang Berbahagia Datuk Zainol Bin Othman 

Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, 

Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri 

Aras 2, Blok B8, Kompleks Jabatan Perdana Menteri 

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 

62502 PUTRAJAYA. 

2.5 Permulaan Surat 

Surat yang ditujukan kepada agensi hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang dikhususkan kepada Ketua Jabatan/Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. 

2.6 Tajuk Surat 

Tajuk surat hendaklah ditulis dengan ringkas dan tepat. Gunakan huruf besar dan dihitamkan (bold). Tajuk dihadkan kepada satu perkara sahaja. Tajuk yan diberi akan membayangkan kandungan surat berkenaan. 

2.7 Kandungan Surat 

• Semua surat rasmi yang dikeluarkan hendaklah mengandungi maksud yang jelas dan terang.
• Surat hendaklah dimulakan dengan:  

         ‘Dengan hormatnya saya diarah merujuk’ 

         ‘Dengan hormatnya izinkan saya merujuk’ 

• Penulisan perenggan pertama surat tidak perlu dinomborkan. 
• Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan di sebelah kiri (bermula dengan nombor 2.)
• Perenggan penutup tidak perlu dinomborkan. 
• Jika melebihi dari satu helaian surat, nombor mukasurat bagi setiap helaian secara seturut hendaklah dicatat. 
• Nombor-nombor atau huruf-huruf perlu diberikan kepada lampiran yang disertakan bersama surat seperti ‘Lampiran A’ atau ‘Lampiran 1’. Nombor atau huruf lampiran ini mestilah sama seperti yang dinyatakan dalam surat. 

2.8 Motto atau Slogan Jabatan 

• Motto atau slogan jabatan hendaklah ditulis selepas 

        “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” 

• Seelok-eloknya motto atau slogan dicetak di kertas rasmi jabatan (Letter Head). 

2.9 Penutup Surat 

• Tiap-tiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan ‘Saya yang menurut perintah’ sebelum tandatangan pegawai berkenaan. 
• Jika pegawai yang menandatangani surat bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan hendaklah menandatangani 

         bagi pihak (b.p) Ketua Jabatan. Nama pegawai tersebut hendaklah menggunakan HURUF                 BESAR.

• Hanya pegawai yang namanya dicatat sahaja yang boleh menandatangani surat rasmi. 

Contoh penutup surat adalah seperti berikut:- 

   Saya yang menurut perintah, 

  ( NOOR AZMAN BIN ABDUL RAHMAN ) 

  Ketua Penolong Pengarah Seksyen Pentadbiran, Bahagian Khidmat Pengurusan 

  b.p. Ketua Setiausaha Negara 

Format Surat (letter head)

Format Salinan Surat (tiada letter head)

2.10 Salinan Kepada 

• Bagi surat yang perlu dibuat salinan kepada pihak lain selain penerima, hendaklah ditulis seperti format berikut: 

          s.k:

                 1. Osman Jailani 

                     KPSU (K) P 

                 2. Saenah Binti Bahari 

                     PSU (P) T 

                 3. Zailan Bin Murad 

                     Jurutera

• Jika pegawai dari Kementerian / Jabatan / Agensi yang berlainan, alamat penuh hendaklah dicatat bersekali. 

      1. Timbalan Ketua Setiausaha Kanan

          Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri 

          Aras 2, Blok B8 

          Kompleks Jabatan Perdana Menteri 

          Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 

          62502 PUTRAJAYA. 

          ( u.p: Osman bin Jailani) 

      2. Ketua Pengarah 

          Arkib Negara Malaysia 

          Jalan Duta, 50568 KUALA LUMPUR. 

          (u.p: Puan Saenah Binti Bahari) 

2.11 Format Surat Terperingkat Dengan Tanda Keselamatan 

• Surat terperingkat hendaklah ditaip atau dicop peringkat keselamatan (RAHSIA BESAR/ RAHSIA/ SULIT/ TERHAD) dengan HURUF BESAR di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat dengan huruf besar berukuran 7 mm dan dihitamkan. Contoh surat terperingkat seperti di bawah.

Surat/Dokumen Sulit dan Rahsia

3. MEMO 

3.1 Definisi 

Merupakan satu arahan ringkas dan padat yang mengandungi maksud tertentu untuk makluman atau tindakan. 

3.2 Tujuan 

Satu arahan, tindakan dan makluman bertulis edaran dalaman bagi sesebuah Kementerian / Jabatan / Agensi. 

3.3 Pemakaian 

Memo hanya digunakan sebagai edaran ke Bahagian/Seksyen/Unit di agensi yang sama (dalam bangunan yang sama). Memo tidak dibenarkan diedarkan ke cawangan negeri. Edaran makluman, arahan dan tindakan ke cawangan negeri hendaklah menggunakan surat rasmi dengan menggunakan kertas rasmi jabatan (letter head). 

3.4 Format Memo

4. PENDAFTARAN SURAT RASMI YANG DITERIMA DARI KEMENTERIAN / JABATAN / AGENSI 

4.1 Penerimaan Penerimaan

• surat melalui pos/hantar sendiri hendaklah dipusatkan setempat contohnya di Seksyen Pentadbiran atau di Bahagian Khidmat Pengurusan di Kementerian / Jabatan / Agensi. 
• Surat yang diterima melalui pos atau dihantar sendiri oleh jabatan pengirim akan dibuka oleh pegawai / kakitangan yang dipertanggungjawabkan. 
• Surat yang diterima hendaklah dicop terima dan tarikh terima surat atas muka pertama surat tersebut. Contoh cop terima seperti di bawah:

Cop Terima Surat Rasmi

4.2 Pendaftaran 

• Surat yang diterima akan diasingkan pemilihan kepada dua peringkat. 

            Rasmi atas nama jawatan Ketua Pengarah, Timbalan, Ketua Bahagian/ Seksyen dan pegawai yang berkenaan. 

             Peribadi atas nama persendirian pegawai atau kakitangan. 

• Surat yang diterima hendaklah didaftarkan dalam BUKU DAFTAR SURAT MENYURAT (AM 10-PIN. 3/ 80) atau SISTEM PENDAFTARAN SURAT SECARA ONLINE yang telah dibangunkan oleh Kementerian / Jabatan / Agensi (Sistem yang dibangunkan hendaklah mengambilkira format yang sama dalam BUKU DAFTAR SURAT MENYURAT (AM 10-PIN.3/80). 

Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/ 80)

Sistem Pendaftaran Surat Secara Online

• Hantar surat kepada Ketua Jabatan/ Ketua Bahagian/ Ketua Seksyen untuk tindakan dan diminitkan. 
• Surat yang telah diminitkan untuk tindakan hendaklah dikandungkan segera ke dalam fail.
• Edarkan fail tersebut kepada pegawai yang berkenaan (yang diminitkan oleh Ketua Jabatan) mengikut bahagian / Seksyen / Unit masing-masing. 
• Carta aliran penerimaan dan pendaftaran surat rasmi seperti berikut:

4.3 Surat / Dokumen Terperingkat 

• Serahkan surat / dokumen yang diterima dari Kementerian / Jabatan / Agensi kepada Unit Pendaftaran Sulit, untuk cop penerimaan dan tarikh terimaan. 
• Surat / dokumen yang diterima hendaklah didaftarkan dalam BUKU DAFTAR SURAT MENYURAT (AM 10-PIN.3/80). Buku ini hendaklah dikhaskan untuk mendaftar dokumen dan surat terperingkat sahaja dan asingkan dengan Buku Daftar Surat-Meyurat untuk surat terbuka. 
• Surat / dokumen yang disediakan untuk edaran luar yang mana tertakluk di bawah jadual, hendaklah didaftarkan dalam Buku Daftar Am 492 dan surat atau dokumen yang tertakluk di luar jadual, hendaklah didaftarkan dalam Buku Daftar Am 492A. 

5. PENDAFTARAN SURAT RASMI YANG DIHANTAR KE KEMENTERIAN / JABATAN / AGENSI 

5.1 Pendaftaran 

• Daftarkan semua surat yang keluar melalui BUKU DAFTAR SURAT KELUAR.

Format Buku Daftar Surat Keluar

5.2 Penghantaran 

• Penghantaran surat rasmi adalah melalui pos / hantar tangan/faksimili. 
• Surat-surat rasmi yang dihantar tangan hendaklah direkodkan dalam BUKU KIRIMAN SURAT DENGAN TANGAN (AM 109-PIN. 3/82) dan ditandatangani oleh penerima dan cop Kementerian /Jabatan / Agensi yang menerima berserta tarikh atau menggunakan SLIP PENERIMAAN (PERS.67-PIN. 3/87) dengan butiran yang sama iaitu ditandatangani oleh penerima, cop dan tarikh. 

 

                   Buku Kiriman Surat Dengan Tangan          Slip Penerimaan (Pers.67-Pin. 3/87)

                   (Am 109-Pin. 3/82)  

TAFSIRAN SURATAN / DOKUMEN TERPERINGKAT 

RAHSIA BESAR 

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. 

RAHSIA 

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. 

SULIT 

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan tetapi memudaratkan kegiatan Kerajaan atau individu atau menyebabkan keadaan malu, kesusahan kepada pentadbiran atau akan memberikan keuntungan kepada kuasa asing. 

TERHAD 

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu juga diberi perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan sebagai Terhad.